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デイサービス業務支援システムKotobuki

   

  • 事務処理、書類の作成に時間がかかる 
  • 情報が業務に沿って流れない、共有されない 
  • 情報の検索、集計に時間がかかる

▶︎このようにお困りの介護の現場に最適のソリューションです。

     

    Kotobukiとは

    両親の経営するデイサービスで、事務スタッフとして働きながら開発したFileMakerのカスタムAPPです。

    大学で天文学を学び、プログラミング経験のあった私は、デイサービスでの情報の煩雑さや業務の非効率さを目の当たりにし、小さなデイサービスであっても、病院でいうところの電子カルテのような情報を一元管理できるデータベースが必要だろう、と考えました。

    そこで安価に自分ですぐに作れるプラットホームを探したところ、FileMakerに出会い、開発に着手しました。

    介護スタッフがipadやiphoneから、事務スタッフがPCからシステムにアクセスでき、一度入力した情報は二次利用、三次利用ができるように、情報の交通整理をしていきました。

    デイサービスを取り巻く人や組織の関係は結構複雑

    ご利用者さん、ケアマネ、ケアマネの所属する事業所、ご利用者さんのご家族など…
    デイサービスの業務に関わる人や組織には関係性があり、この関係を業務に適する形で規定することで、情報の出し入れが効率的に行われます。このような手法をリレーショナルデータベース(RDB)といい、FileMakerはRDBを手軽に組めるプラットフォームです。デイサービスを取り巻く人や組織の関係は意外と複雑ですが、一度その関係を正しく結ぶことができれば、事務作業を最小限に減らすことができます。

    書類の作成や集計作業が楽になります

      

    一度入力した情報を適切に引き出し、入力作業が必要なシーンではよく使うフレーズをボタンを押すだけで入力できるようにしています。ipadやiphoneでの使用にも対応していて、写真付きの書類も簡単に作れます。

     

    お問い合わせにもすぐに対応できます

    ご家族やケアマネージャーさんからのお問い合わせにもすぐに対応できます。
    今日の様子、最近の様子、スケジュールなどがすぐに検索できてお待たせすることがありません。
    ご家族から事務所に利用変更の依頼があったとしても、振替できるかどうかその場ですぐに確認でき、利用の変更をシステムに登録すれば、社内や担当ケアマネージャーさんにその変更情報が、半自動的に共有されます。

     

    介護スタッフに何度もヒアリングし実現した操作性

    体温や血圧などの記録はipadから介護スタッフが行います。
    ipad版では操作性に力を入れています。使ってもらえないと意味がないからです。
    何度もヒアリングしフィードバックしてもらうことにより、ガラケーを使用しているスタッフや小さな字が見えないスタッフにも楽に使ってもらえるデザイン、操作性を実現しています。
    またipad版ではあえて自由度を低く必要な機能だけを搭載しており、誤った操作を防ぐような仕組みを取り入れています。
    そのおかげで、怖がらずに使ってもらえるだけでなく、アクセスが集中する時間帯にもスピード感のある動きが実現できています。

    経営を支える売上集計、実績確認

     

    ご利用者さんの要介護度と実績(予定)がわかれば、売上や売上の見込みがボタン1つでわかります。
    また、介護保険の情報もマスタ化しているのでコードや単位が一目でわかります。
    ご利用者さんにとって同じようなサービスであっても、介護保険のルールによって報酬が変わってくる場面があります。
    イレギュラーなご利用になってしまう日にも、Kotobukiを使うとサービスから単位がすぐにわかるので、すぐにお互いにとってベストな提案をすることができます。

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