Kotobukiの名前の由来

「業務支援システムKotobukiの名前の由来ってなんですか?」

とたまに聞かれます。

デイサービスのシステムなので、もちろん「長寿」の”寿”でもあるのですが、もう少し私にとっては縁の深い言葉です。

父が経営しているおんせんケアがあるマンションの名前が「寿マンション」で、その名前の由来は私の祖父の名前「孝壽」にあります。

祖父はこの土地にマンションを建てようと思ったら、ここに温泉が湧いていることがわかって、温泉旅館を始めました。
50年くらい前のことです。

マンションの前は毎年桜が咲いていますが、これも祖父が植えたものです。

祖父は現在91歳ですが、現役で会社の経営や農作業をしています。
面白くて頭が良くて、私はとても尊敬しています。

「マンション建てようと思ったら温泉が湧いてきた」
というエピソードもすごいですが、他にも色々と驚きのエピソードを持っています。

例えば、私が生まれて祖父が初めて会いにきてくれたとき
福岡から遥々東京までやってきて、いつの間にか1人でディズニーランドに行って遊びに行っていたそうです。笑 そしてそこで同じく1人で来ていた外国人と仲良くなって、一緒にアトラクションに乗っていたそうです。笑

先日取材を受け、私の理想のライフスタイル、働き方はありますか?と聞かれ、
うまく綺麗に答えられなかったのですが、私は祖父のようなスタイルにはとても憧れています。

祖父はとても素直です。
自分の欲しいものがわかっていて、シンプルに行動しています。
自分で世の中を観察して不動産で上手に儲けていたり、孫の私にも他人に褒められて嬉しかったことを自慢したりしています。
昔から終身雇用とは無縁の世界で生きていて、旅館はやめましたが「引退」とか「老後」という概念がないように思います。
十分収入はあるし何もしなくても良いんだけど、自分や家族の健康のために野菜を育てていて、毎日畑に行っています。アマチュアながらかなり研究していて、きゅうりやブロッコリー、里芋など本当に美味しく作ってくれています。

これは私が肌感覚で感じていることですが、コロナが流行りだしてからさらに、祖父の生き方に時代が追いついたような感じがしています。

祖父のように上手に遊べる人は歳を取っても元気です。
私たちは60歳で引退してその後は仕事をしない、という前提で人生を設計できる世代ではありません。
そんなときにロールモデルとなるのは、祖父のような生き方なんじゃないかと思います。

遊びが仕事で、仕事が遊び
仕事でもらう報酬はガマン料じゃない

祖父からそう聞いたわけではないですが、私にはそのように見えます。

みんなが祖父のように元気に長生きできれば、介護の問題も暗くならずに済みます。
高齢化社会を明るく生きたいという願いも、このKotobukiには込められています。

 

 

 

 

 

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私が思い描く、介護現場の業務改善

なぜ既存のパッケージではなく自分でシステムを作ろうと思ったか?

 

両親が経営するデイサービスで、独自の業務支援システムKotobukiを開発しました。
介護事業所向けのパッケージやSaaSはすでに世にあるのになぜ自分で作ろうと思ったか?

私が思い描いた、介護現場の業務改善

親の会社では、既存のパッケージやSaaSでは”システムを使いこなす”ことが難しいのではないか?と考えました。

その理由は会社の事情もあります。
これまで導入しようとしたことはあったがうまくいかなかったこと、多くのスタッフがITに拒否反応があること、他業界のサービスをうまく取り入れるような文化がないことなど…

しかし、介護業界では全体的にIT化が進んでいません。
会社の問題ではなく、業界の問題として既存のパッケージやSaaSがうまく活用されていない現状があると思いました。

 

👩‍💻簡単に操作できて、現場主義なものを求めて

既存のパッケージやSaaSはケアプラン作成や介護報酬の請求といったお金に関わる部分は充実していますが、業務のフロントであるケアの記録や書類作成などの業務効率化に関わる部分にはあまり操作性の良いものがなく、使いこなしている介護スタッフはあまり多くないようです。
(介護業界の方へのインタビューから)

そこで、機能は抑えつつ現場の声を反映させたシステムを作ろうと思いました。
データがたまらなければ、先のことが考えられないからです。

 

👩‍💻現場のITリテラシー、気持ちの問題

デイサービスで働く介護スタッフの多くが”自分はアナログ人間だから…”と変化を嫌います。
70代の方やガラケーユーザーの方もいて、ユーザー体験がシステム側の人間と大きく違うということもあります。
非効率であっても、理解しやすい紙での運用を支持する方も多いです。

そういう方々が気持ちよく操作できるような設計はヒアリングをするだけではなかなか実現できません。
スタッフが言語化できない要求も吸い上げていく、小さく始めて少しずつ大きくしていく、必要なものだけ開発していくことが必要だと思いました。

👩‍💻介護報酬以外の事業所の独自メニューにも対応させたい

介護保険を使わない独自のサービス(お泊まり、お食事のみご利用、病院同行など)のことを考えると、パッケージやSaaSを使うにもその隙間を埋めるための作業が必要になります。
介護スタッフは介護報酬を意識してサービスを提供しているわけではないので、介護報酬に関わる部分だけIT化されている、というのもかなり混乱しますよね。
スタッフのアイデアで必要な書類やプリント(お誕生日カードや敬老会の表彰状など)を作ることもあります。
それらも自分たちのオリジナルで、かつ楽に作れると良いなと思いました。

70代のスタッフも簡単に操作

FileMakerを使った開発では、効果的にユーザーフィードバックを得ることができ、Kotobukiは70代のスタッフもガラケーユーザーのスタッフも使いこなして仕事をしています。

これまで時間が経つにつれ忘れられていた情報、共有されなかった情報もどんどん蓄積され、データの活用を考えられるフェーズにきました。

 

データは集めるだけではなく活用してこそ

これまでは2次利用、3次利用できる状態のデータがまずありませんでした。
Kotobukiを使うことで、使える状態のバイタルデータや顧客情報がたまってきて、これらを活用することが考えられるようになりました。

💡セールステックとして

セールステックとしての機能を強化したり、データを使って新しいサービスを考えたりと、事業所がIT化の主導権を握ることで可能性が広がります。

現在KotobukiはCRMとしても機能していますが、さらにセールステックとして強化していきたいと思っています。

システム担当者が経営者と近いところで開発するからこそ、システムがITだけでなく経営戦略をもって成長することができます。

 

※CRM:顧客関係管理 詳しくはこちらをご参照ください

IT投資のリターンを最大化する戦略とは? コストカットは副産物

 

💡機械学習を使った介護予防、病気の早期発見は計画中

もう1つの目標である、バイタルデータやご利用者さんの様子を使った介護予防や病気の早期発見は現在、他の会社さんと一緒に計画しています。
ご利用者さんのデータは現在だけでなく未来のために必要です。
数値だけでなく、写真や音声なども使って介護や医療に役立てる予定です。

 

まだ道半ばではありますが、大きな目標としてはこのような構想で動いています。
システムを導入することやIT化は手段であり、業務改善が本質的な課題であると考えています。

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IT投資のリターンを最大化する戦略とは? コストカットは副産物

中小企業白書によると

ITの導入・利用を進めようとする際の課題として、”コストが負担できない”に並んで

”導入の効果が分からない、評価できない”

のポイントが高いようです。

https://www.chusho.meti.go.jp/

確かに、効果の評価は難しいですよね。

発注する側にはそのシステムの技術的価値はわからない場合が多いですし、やってみないと効果がわかりません。

システム開発の費用って高いんじゃ?

見積もりをとってみて、システム開発ってこんなに高いのか!と驚かれた経験のある方も多いかもしれません。
FileMakerを軸に開発する場合、コーディングを伴わないため比較的安価ですが、ホームページ制作と比べると高いと感じる方も多いかもしれません。

マッチに比べてコンロやIHは高い

私のお気に入りの例えです。笑
テクノロジーによって人の行動が変化することを、情報⇄火起こしに置き換えて考えてみます。

レストランを経営していて、火を起こすのに周りのみんながマッチを使ったり薪を割っていたら、IHクッキングヒーターを持っている人は大きな利益を得ることができます。
もちろんコンロやIHはマッチより高いですが、大きな利益を得ることができますよね?

 

コンロやIHの導入は戦略あってこそ

  • 今まで火を起こすのに使っていた時間をレストランの料理や接客を強化するために使う
  • 火を起こすのは苦手だが、料理の腕は一流!という人を雇う
  • 美味しいお料理を提供しつつ、余った時間や人手を使って、街でビラやクーポンを配る

などなど… コンロやIHといった戦術を使った、色々なアイデア(戦略)が思いつくでしょう。マッチよりも高額であったとしても充分良い買い物になると思います。

ITは戦術であり、プロジェクトの価値は戦略次第

コンロやIHが普及している世の中で暮らしている私たちはこうしたアイデアがすぐに思いつきますが、マッチや薪を使った火起こししか経験のない世の中では、なかなか難しいかもしれません。コンロやIHを導入するだけでは投資に対してのリターン(効果)が得られないでしょう。

利益をあげる戦略とは?

例えば、顧客情報が用途ごとにバラバラに管理されているからとりあえず一元管理したい、というお悩みがあるとして、それがシステム化したところでどうなるか?

仕事がスムースになって楽しい!
業務効率化!

まずはそこからかもしれません。

もう一歩進んでみると、顧客管理システムによって得られる独自の顧客リストは戦略次第で大きな利益をもたらします。

顧客管理システムを活かす方法をいくつかご紹介します。

見込み客を絞り込んで、効果的に営業をしていく

新規顧客獲得のために、手当たり次第声をかけていくわけにはいかないですよね。
まずは、どのようなセグメントの既存顧客が積極的により多くの商品を購入しているかを調べ、そのような人に向けてセールスしていくと思います。

事業によってどんな顧客で絞り込みたいか?は違うので、独自のデータベースを構築することはとても意味のあることです。

例えば、デイサービスでは介護保険の限度額いっぱいを使ってご利用いただいている方の共通点はどのようなものか?
ご利用者さんの住所や趣味、他に属しているコミュニティ、ご家族の住所や職業、ケアマネージャーさんの事業所、主治医など…
データベースによって、印象や感覚にとらわれず共通点がわかるようにします。

それを参考にして、どこに広告を出すか?どこに営業しに行くか?決める、あるいはそのような見込み客が求めているような情報を発信するなど…
効率的に営業活動ができます。

既存の顧客とのコミュニケーションをもっと親密なものにする

顧客とのコミュニケーションを活発化させ、ちょっとした行き違いを防ぎます。
会社の規模が小さいうちは記憶を頼りにした気配りで顧客との信頼関係を維持していけるとしても、会社が大きくなるとフォローが追いつかなくなったり、配慮が足りなかったり忘れていたりするこもあるかと思います。
業務の流れの中で適切にコンタクトが取れるように仕組み化することで、必要なタイミングで漏れなくフォローでき、顧客の安心感に繋がります。

デイサービスでは、ご利用者さんの記録から担当ケアマネジャーさんへの連絡が簡単にできるようになると、ちょっとした変更や出来事まで報告されるようになります。
ケアマネージャーさんにとってはマメに連絡をくれるというのは信頼感に繋がります。これはもちろんご家族に対しても同様です。
どのスタッフが電話に出ても、社内で情報が共有されているのですぐにご様子をお伝えすることができます。シフト制のサービス業には、すぐに検索できるデータベースが必須となってくると思います。

離れていった顧客にも連絡をとり、次に繋げる

顧客が離れていく原因には以下の3つの場合があります。

1.サービスや商品に不満がある場合

2.他のサービスや商品に乗り換えた場合

3.事情がかわり、サービスや商品が必要なくなった場合

どの場合でも連絡をとることは効果的です。

特に3.の場合(事情がかわり、サービスや商品が必要なくなった場合)については介護に関連する話なのでお伝えしたいと思います。

デイサービスでは、サービスにとても満足していても残念ながらご逝去されることもありますし、施設入所がやむ終えない状態になることがあります。
しかし、これまでご家族やケアマネジャーさんと築いてきた関係をここで終わらせる必要はないと思います。

私は飼っていた犬を看取ってくれた獣医さんが1年後に花束とお手紙を下さったことを数年経った今でも覚えています。
また動物を飼うことがあったり近隣で獣医を探している人がいたら、その獣医さんを紹介するでしょう。

これはデイサービスにも応用できるのではないでしょうか。

また、1.や2.の場合(何かしらサービスに不満があった場合)でも一定期間を置いて連絡をとることは有効です。自社の問題点を究明していくことだけでなく、うまくコミュニケーションをとることができれば戻ってきてくることもあります。

IT投資によってハッピーになるのは実は経営者

もしかしたら経営陣よりも煩雑な記録作業や共有に困っておられる現場の方が、システム導入に対して積極的かもしれません。
しかし、システム導入に経営戦略が組み込まれると働く人がハッピーになるだけでなく、会社の売り上げにも貢献します。

IT活用を導入した企業のほとんどは効果が得られ、労働生産性が向上したという結果も報告されています。

中小企業白書にはIT活用の成功事例やデータから成功要因を分析した結果も載っていますので、改めて読んでみると新しい発見があるかもしれません。

 

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Kotobukiの試用版 Kotobuki_LITEを無料公開しました!

noteでKotobuki_LITEを無料公開しています。

機能は最小限ですが、Kotobukiの導入を検討されている方に実際にシステムを動かす体験をしてもらえればと思い公開しました。
ぜひダウンロードしていただき、FileMekerの開発環境のある方は実際に中身をみてもらえればと思います。
(※バージョンによってはうまく動作しないこともあるかと思います)

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仕事で使うものだからこそ楽しいデザインで

一般的な業務システムは洗練されているけど味気ないものが多いですよね。

過度な装飾は不要であるという考えもあるかと思いますが、私は毎日のお仕事で使うものだからこそ、遊びゴコロのあるデザインをご提供したいと思っています。

例えば、ホーム画面に戻るボタンを自社のロゴやキャラクターにしてみたり

ちょっとポップな色を使ってみたり

しかし、凝り過ぎるとダサくなってしまいます。
例えばこんな感じに…

とても見辛いですよね。毎日使うものだからこそ、見ていて疲れる画面になってはいけません。

いくつかのセオリーを知っておくと、こんな画面を作ってしまう恐れはありません。

色の使い方

まずベースとなる色を決めて、そのグラデーションの中から使用する色を選びます。

色の属性には
・色相
・明度
・彩度
があります。 参考:Wikipedia 色の三属性

ベースとなる色を選んだら、色相と明度を固定して配色していきます。
アクセントが欲しいときは、ベースの色と同じ明度と彩度の色相グループの中から色をチョイスします。
隣り合う色ではなくて、逆の色にすると効果的です。

あとはベースの色とアクセントの色の使用率を気をつければ大丈夫です。
(9:1とか8:2くらいがちょうど良いと思います)

 

フォントの使い方

フォントも使いすぎに注意します。
フォントは大きくわけて2種類あります。

・うろこなし
・うろこあり

見出しにはうろこなし(ゴシック)が適していて、長文にはうろこありの明朝体が適しています。
システムの中では、長文を入力すること自体を避ける方が良いので、うろこありのフォントを使うことはあまりないと思います。(ボタンの文字はうろこなしが良いです)

また、フォントのスタイルで「太字」は極力使わないようにします。
よく見ると文字が潰れてしまっていることがあり、読みにくいです。

3の倍数を意識する

これはシステム開発にはあまり関係ないかもしれませんが、書類を作るときに役に立ちます。
目次を作るときに、項目を3の倍数(できれば3)にすると頭に入りやすいです。

例えば、厚生労働省のホームページから通所介護(デイサービス)の説明文にこの手法を使ってみます。

通所介護は、利用者が可能な限り自宅で自立した日常生活を送ることができるよう、自宅にこもりきりの利用者の孤立感の解消や心身機能の維持、家族の介護の負担軽減などを目的として実施します。
利用者が通所介護の施設(利用定員19人以上のデイサービスセンターなど)に通い、施設では、食事や入浴などの日常生活上の支援や、生活機能向上のための機能訓練や口腔機能向上サービスなどを日帰りで提供します。生活機能向上グループ活動などの高齢者同士の交流もあり、施設は利用者の自宅から施設までの送迎も行います。

⬇︎

通所介護(デイサービス)とは

1.目的
・利用者が可能な限り自宅で自立した日常生活を送る
・自宅にこもりきりの利用者の孤立感の解消や心身機能の維持
・家族の介護の負担軽減

2.サービス内容
・食事や入浴などの日常生活上の支援
・生活機能向上のための機能訓練や口腔機能向上サービス
・利用者の自宅から施設までの送迎

3.デイサービスの基本条件
・利用定員19人以上
・日帰りでのサービス提供

どうでしょうか?少し頭に入りやすくなったと思います。

 

これらのセオリーをなんとなく守りつつ自由にデザインしていくと、良い具合に楽しいデザインになります。
これらに加え、世の中で一般的なUI(ユーザーインターフェイス)から逸脱しないような設計をしていくことで、愛着を持って使ってもらえるシステムになっていきます。

私もまだまだ模索中ですが、FileMakerで開発するときはデザインも自分でするので、日頃から世の中のWebページやシステムの動き方や見た目(UI,UX)には注目しています。

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職員の体温を記録する機能を追加しました

COVID-19流行により、介護事業所には新たな対応が求められている

不要不急な外出の自粛が求められ、在宅ワークが徐々に浸透してきていますね。
デイサービスは自主休業しているところもあると聞きますが、多くの事業所では感染対策をしながら営業していると思います。

こういうときこそ、微力ながらカスタマイズ可能な業務システムが役に立っています。

デイサービスで職員の健康管理を簡単に記録できるようにした

例えば、ご利用者さんのご家族に少しでも安心していただくために職員の健康状態を記録する。
現在多くの介護事業所やクリニックで行われていることですが、紙に手書きしてまとめて…
ということでは、余計に仕事が増えてしまいますよね。

 

FileMakerで出勤管理をしていれば、このように簡単に職員の健康が管理できます。

▼ipad画面 これまでの記録に体温記入欄、健康状態の申告欄が増えるだけ

 

 

▼PC画面でみんなの体温と健康状態が一覧できる(そのまま印刷することも可能)

FileMakerのライセンスがない場合はGoogleフォームですぐに対応できるのでは?

FileMakerのようなカスタマイズがすぐにできるプラットフォームを導入していない場合、緊急処置的に同様のことを実現するには?

私がすぐに思いつく解決策としてはGoogleフォームを使うことです。

Googleのアカウントがあれば無料の枠で作ることができます。
(Googleアカウントも無料で作れます)

Google ChromeからFormsを選択

    ▶  

 

例えばこんな風に

 

また、回答を集計するためのスプレッドシートを用意しておきます。

▼回答タブから緑のスプレッドシートアイコンを選びます

 

 

このフォーム のリンクを職員に共有して、毎朝アンケートに答えてもらうとスプレッドシートに回答がたまっていきます。

URLは短縮できます。(送信ボタン➡️リンクアイコン➡️URLを短縮)

 

FileMakerで開発したものと比べると入力する手間がかかりますが、紙での運用に比べると効率的だと思います。

 

お困りの介護事業所にITで支援致します

感染のリスクがありながら現場で働くEssential Businessの皆さまに感謝します。
医療や福祉の現場では、記録や書類の作成にお困りの方も多いと思います。
人手不足で業務にあたっている皆さまに、ITで仕事を楽にするお手伝いができれば幸いです。

アレグロペンギンでは、30分の無料相談(ビデオ通話)を実施したいと思います。
FileMakerでの開発を得意としていますが、FileMakerの枠に止まらず状況を改善するための方法を一緒に考えたいと思います。

お問い合わせフォームからご連絡ください。

お問い合わせ

 

 

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アナログな業界だからこそ、少しのITで莫大な効果が期待できる

例えば、体験利用の報告がすぐにできる。
これだけでも他のデイサービスとの差ができます。

Kotobukiでは、介護スタッフがipadから簡単な入力をすれば利用終了時間にはこのようなレイアウトの書類が出来上がっており、ケアマネージャーさんやご家族にお送りできます。

こうした書類はもちろんエクセルやワードで作ろうと思えば作れますが、手間は10倍くらいかかるでしょう。そのため、他のデイサービス では報告書というと事務的なデザインの書類になっているのではないでしょうか。

選んでもらえる事業所に

ご利用者さんにいくつかの事業所を体験してもらってから利用するデイサービスを決めましょう、という提案をされるケアマネージャーさんは多いと思います。

そうした場面で、体験利用報告書は効果的に働くでしょう。
ご利用中の様子が目に浮かぶような写真つきで、介護スタッフのコメントも充実していたら、事業所に安心して送り出せるのではないでしょうか?

介護業界ではまだまだアナログなので、書類1つでも大きな効果が出るのです。

コンロやIHはマッチより高い?

レストランで、火を起こすのに周りのみんながマッチを使ったり薪を割っていたら、IHクッキングヒーターを持っている人は大きな利益を得ることができます。
もちろんコンロやIHはマッチより高いですが、大きな利益を得ることができますよね?

 

コンロやIHの導入は良い投資

  • 今まで火を起こすのに使っていた時間をレストランの料理や接客を強化するために使う
  • 火を起こすのは苦手だが、料理の腕は一流!という人を雇う
  • 美味しいお料理を提供しつつ、余った時間や人手を使って、街でビラやクーポンを配る

などなど… テクノロジーの投入をコストではなくて投資として考えると、色々なアイデアが湧いてきませんか?

 

ITツールも同じ。先行投資で価値を最大化しましょう

介護業界の多くの事業所で独自のITツールを持っていないからこそ、チャンスなのです。
しかしITはあくまでもツールであり、その先の目的や戦略が大事です。

他の業界での成功例やアイデアも参考になります。

 

 

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